こんにちは。
ゆうです。
前回、workflowyで超まとめを作る方法をご紹介しました。
今回はその方法でまとめた手帳の使い方をご紹介していきたいと思います。
なぜ時間の管理をしたいと思ったか？
仕事もそこそこ長く続けて、それなりに責任のある仕事を任されてくるようになった頃、やることが急激に増えた時期というのがあったんです。
正直、それまでは頭で管理出来る程度の量の仕事しかありませんでしたし、複雑なこともなかったのですが、いい加減それだけでは処理しきれないようになってきて、タスク管理の必要性を感じてきました。
それと同時に思うように自分の時間というのが取れず、やりたいことが出来なくなってきたという問題も抱えていました。
これらを同時に解決出来るのではないか？と期待をよせたのが、手帳による時間管理とタスク管理です。
それまでまともに手帳を使ったことがなかった自分は、とにかくまず本屋に行って手帳術を名乗る本を1冊読んでみようと決めました。
手に取ったのは「ミリオネーゼの手帳術」
本屋に行くと様々な手帳の使い方に関する本がありましたが、何となくそのタイトルから佐々木かをりさんの「ミリオネーゼの手帳術」という本を手に取りました。
ミリオネーゼという響きが何となく成功者っぽいという理由であって、本当にそれ以外この本を選んだ特別な理由はなかったんですが…
読んでみると非常にわかりやすい方法が書かれていて、実際にやってみるのもとても簡単でした。
非常にためになったと思います。
今の自分の時間管理・タスク管理の全ての基礎がこの本に詰まっていると言っても過言ではありません。
手帳本を読み漁って、まとめにかかる
それから本当にいろいろと手帳に関する本を読みましたが、読んだ中でも心に残った本というのは藤沢優月さんの「夢をかなえる人の手帳術」と、さとうめぐみさんの「手帳という武器をカバンにしのばせよう」の2冊でした。
「ミリオネーゼの手帳術」を含め3冊。
何とかこの3冊のいいとこ取りが出来ないだろうか？
そんな風にいろいろ考えていて思いついたのが、前回ご紹介したworkflowyによる超まとめ。
前置きがかなり長くなってしまいましたが、今回はその時に作った手帳術の超まとめの内容をご紹介してみたいと思います。
ゆう式・手帳術の超まとめ
では、ここから具体的にまとめがどんな内容になったのかをご紹介します。
前回の記事で紹介した通り、おおまかに言うと以下の通りです。
具体的に手帳を使ってしたいことー
- 目指すべき状態
- 予定の組み方
- 手帳作りのルール
- 様々なインプットからの落とし込み方法
- 作っておきたいリスト
- 仕事効率アップ
手帳を使ってしたいことは何か？
自分がなりたいと思っている目指すべき状態はどんな状態なのか？
それを達成するためにすべき予定の組み込み方とはどんな方法なのか？
というように、手帳を使ってやりたいことから、実際にやってみるところまでを順番に繋いでいきたいと思います。
「目指すべき状態」を詳しく見てみる
手帳を使うことでやりたかったこと・整えたかったことと言うのは次のようなものになります。
- 時間を可視化する
- 自分のペースで時間を使う
- グレー時間を減らす
- 「したいこと」と「しなければならないこと」を見分ける
- アイデアを育てる
- 目標を叶えたい
これらがきちんと管理されている状態を作ることが出来れば、それは目指すべき状態が作れていると言えるでしょう。
それでは、それぞれの項目を簡単に一つずつ説明していきたいと思います。
時間を可視化する
手帳には大抵こんなような時間を表す軸が付いているかと思います。
ここに仕事・学校など自分ではコントロールできない時間を先に書き込んでしまいます。
自分の判断で使える時間がどこにあるのか・どのくらいあるのかがこの作業によって分かるようになりますよね。
例を挙げるとこんなような感じでしょうか。
紫が仕事の時間です。（自分は仕事の時間や休みの曜日が不規則です）
更に本来、仕事と家の往復の移動時間というのが加わります。
それについては書き込んだ方がより可視化は出来ると思いますが、自分はそこまでは書き込んでいません。
緑で囲ってある日は休みの日の意味です。
仕事・学校の後に予定が入っていることもあるでしょうし、家に帰れば家でやることがあることだってあります。
それも全て書き込んでいきましょう。
ここでは赤色でそれらを書き込んでいます。
あとは寝ている時間を除くと、それが自分でコントロール出来る時間だということになります。
この自分でコントロール出来る時間をどれだけ有効に使えるかがキモ。
まず、自分がコントロール出来る時間がどうなっているのかを把握するところから全てが始まります。
自分のペースで時間を使う
「自分のペースで時間を使う」というのは「自分のための時間を確保する」と言い換えてもいいかもしれません。
毎日毎日いろいろなことが起きてどんどん自分の時間がなくなってしまうなんてこと、本当によくあることだと思います。
忙しい時間に忙殺されて、毎日がつまらない…などとなる前に、しっかり自分の時間と向き合ってみましょう。
毎日1時間、純粋に自分のためだけの時間を作ってみる
これは「1番最初に」「自分のために」1時間用意するのがポイントです。
これは忙しい・やることが終わらないとせわしない時間の中にゆったりした時間を作ることで、一度自分をリセットすることを目的としています。
なぜ、「1番最初に」「自分のために」がポイントなのか？
結局、優先順位が2番め・3番目の時間は何かに邪魔されてなくなってしまうのです。
言われて考えてみると、確かにそんなような気がします。
この1時間は自分の好きなことをして、自分をいたわってあげていい時間です。
趣味に没頭するもよし、これからの自分について考えてあげるのもよし、とにかく自分の好きなように使っていいと確保された時間です。
これも手帳に書き込んでしまいましょう。
緑色で書き込んでみました。
グレー時間を減らす
グレー時間とダラダラとしていて、気づけば1時間2時間過ぎてしまっていた…というような時間のことです。
例えば何となくテレビを眺めている内に1時間過ぎていた…。
何となく目的もなくネットを眺めている内に2時間が経っていた…。
などなど、こういったことは全部グレー時間と呼ばれる時間です。
たまにはダラダラする時間も必要だと思うのですが、問題は単にダラダラしてしまって時間を浪費している状態が普通になってしまっていること。
毎日1〜２時間のグレー時間があったとすると、１週間で10時間ほどのグレー時間が生まれます。
週に10時間ということは年間（52週）で520時間にもなってしまいます。
520時間を24時間で割ると、なんと21日…。丸3週間分もの時間をダラダラと過ごしてしまっているという恐ろしい計算が出来てしまいます。
この対策としてはどんどん好きなことをやるという予定を入れてしまうことが有効。
前からやりたかった習い事を予定に入れてみたり、自分の趣味の時間をどんどん作ってみたり、アクティブに過ごせる予定を入れれば入れるほど、自動的にこのグレー時間は減っていきます。
これによってグレー時間を減らしつつ、好きなことに使う時間が増えていくので、精神衛生上も非常によろしいです。
やりたいことがわからない…という人は、好きなことを確認するところからはじめてもいいかもしれませんね。
やりたいことを100個あげてリスト化してみるという作業がオススメです。
もう一つ、グレー時間を減らすコツはダラダラしていい時間も予定に組み込んでしまうことです。
やはりゆるさも必要ということで…笑
「したいこと」と「しなければならないこと」を見分ける
世の中は一見、しなければならないことだらけ。
しなければならないことだから、やらない訳にも行かないけれど、自分のしたいことを曲げて2番目・3番目のことで満ち足りろというのも無理な話だったりします。
本当に「したいこと」と「しなければならないこと」を見分けていきたいですよね。
よくよく考えると案外「しなければならない」と思いこんでいるだけで、やれば評価はされるけど何が何でもしなくてはならないわけではないというようなことも結構混じっている気がします。
そういったものは思い切ってやらないと決めてしまう方が得策かと思います。
「しなければならない」と思いこんでいるものから解放されると、本当に「したいこと」が顔を出してきます。
アイデアを育てる
ふとアイデアを思いつくことがあるかと思います。
でも、アイデアはすぐに消えてしまって、そのまま2度と帰ってこないことがよくあります。
これはもったいない。
思いついた瞬間に手帳やスマホのメモアプリ等にメモしましょう。
自分が使っている手帳の場合は、メモ書きのスペースがかなり多く取られているので、今週のスペースのところにどんどん書き溜めていきます。
仕事のアイデアも、趣味に関するアイデアも関係なくどんどん同じ手帳の同じスペースに書き込んでOK。
そして、1週間に1回程度、それらを見返す時間を作っておきましょう。
曜日を決めてもいいですし、その他の予定との兼ね合いで不規則にその時間を取ってもいいと思います。
意外と1週間ためこんだ思いつきを眺めていると、アイデアとアイデアが思いもよらない形でつながることがあるんです。
そこからまた思いつきが広がっていくことがあるのですが、その思いつきもまた手帳にどんどん書き留めていきましょう。
この時アプリに書き留めたアイデアがあるのであれば、一緒に眺めるようにするのがいいです。
そうすることで、あちらこちらに書き留めたアイデアを1箇所にまとめて、一つのものとして扱うことが出来るので。
自分は手帳の上で手書きでアイデアを温める方が好きですが、PC上でやる場合はある程度アイデアが溜まった段階でプリントアウトして手帳のどこかに貼り付けておいたりすると、目につきやすくなってアイデアが化学反応を起こしてくれると思います。
目標を叶えたい − 具体的なTODO・漠然としたTODO
目標を細かく区切って、スケジュールに組み込んでいきましょう。
TODOリストをうまく使うことがオススメです。
TODOリストとはやることリストのことですが、このTODOリストは大きく2種類に分けられます。
それが「具体的なTODO」と「漠然したTODO」です。
「具体的なTODO」というのは、今すぐに何をすればいいか分かる内容のもの。
「漠然としたTODO」というのはすぐには何をすればいいかわからないもの。もしくは一つの行動だけでは終わりそうにないもののことです。
まず「具体的なTODO」と「漠然としたTODO」をきちんと区別しましょう。
「具体的なTODO」に入るTODOはそのまま手帳にいつやるかを書いてあげるだけ。
「漠然としたTODO」はそのままでは手がつけられないので、「具体的なTODO」に変換する作業が必要になります。
それには手の届く範囲にTODOをブレイクダウンして、細かくステップを作ってやる必要があります。
例えば「やりがいのある職業につく」ではなくて、「情報収集」「パンフレット集め」「勉強をする」など、具体的なTODOになるまでTODOを分解していって、手を伸ばせばできそうなステップに変えてあげる。
10歩先のゴール地点を見つつも、次の1歩の足場、その次の1歩の足場を作りながら進んでいくようなイメージ。
1回で10歩をどう進むかではなくて、どう1歩ずつ10回進むか。
この1歩にあたるアクションが何かが分かってしまえば、あとはそれをいつやるか決めるだけ。
自分でコントロール出来る時間の中で、それをやる時間を決めて手帳に書き込んでしまえばいいわけです。
そうやって手帳に書き込んで時間を決めることで、自分に対して時間の予約が出来るようになります。
中には予定を立ててもその通りに進まないこともあるでしょう。
予定通りに進まなかった時は、次の日以降で時間が取れそうなところに予定を引っ越ししておきましょう。
あまり厳密にやりすぎると自分で自分を縛り付ける形になってしまって、堅苦しくなってしまいます。
ある程度の余裕を持って、取り組むのがコツです。
一度うまくいかなかったからもうやめるではなく、やる日時を調整したり、方法を変えてみて何度でもチャレンジすればいい。
それを繰り返しているうちに、目標とする場所に徐々に近づいていけるのではないかと思います。
また目標は手帳の多くが1年であることから、1年で達成できるようなものにするとよいと言われています。
そして、1年でその目標をクリアするのに、何月にどのくらいまで進んでいなければいけないのかも考え、その月ごとの目標を1年の初めのうちに作ってしまうといいです。
これもあまり厳密になりすぎる必要はありません。
やってみて最初の予定とズレてきたら、その時に修正していけばいいのです。
まとめ
今日は「手帳を使ってしたいこと」の中から次のものについてご紹介しました。
- 時間を可視化する
- 自分のペースで時間を使う
- グレー時間を減らす
- 「したいこと」と「しなければならないこと」を見分ける
- アイデアを育てる
- 目標を叶えたい
当たり前のことも書いてあるかと思いますが、もしかすると新しい発見があったという人もいるのではないでしょうか？
また、手帳の使い方超まとめには他にもこのような項目があると言いました。
- 目指すべき状態
- 予定の組み方
- 手帳作りのルール
- 様々なインプットからの落とし込み方法
- 作っておきたいリスト
- 仕事効率アップ
次回以降、今日取り上げなかった項目についても掘り下げて、順番にご紹介していければと思います。
