こんにちは。
ゆうです。
今回で手帳まとめも一段落です。
過去の記事はこちらからご覧ください。
1つのプロジェクトを分解して、部品に分けて、組み立て、時間配分、人的配分をする
過去に紹介した通り、TODOをすぐ手の届くレベルにまで分解していく作業は仕事をする上でも有効。
特に仕事の場合、期日があることも多く、それまでに用意しなければならないことは多岐に渡ります。
まず、仕事を分解してそれを各日に振り分けていくことが必要になります。
TODOの分解・割り振りについては以前の記事（手帳術超まとめ「自分の時間を予約してやりたいことをどんどんやる」）でも書いたので、今回は相手がある場合の予定の組み方について書いてみようと思います。
課長、部長、社長の3人に承認をもらわなければならないなら、最初に予定をお伺いするのは社長
例えば、今日が6月3日。
今月20日クライアント企業が来社して、プレゼンを行うとしましょう。
前提として19日の夕方6時には企画書・プレゼン視聴等全てが完璧でなければなりません。
それまでにやっておかなければならないこととはなんでしょうか？
- 社内で上司の承認を受ける
- 企画書をパワーポイントで作成する
- 関係する部門長に企画内容の承認を得る
- 相手企業との事業になるので、管理本部を通して顧問弁護士の確認を取る
理想で言えば、19日は丸一日、確認用に時間を取っておきたいですよね。
となると、18日までに一通りの仕事が全て終わるように、自分で仮予定を組んでみます。
その中には自分ひとりで出来ることも、相手が一緒じゃないと出来ないことも含まれていることだと思います。
その時は相手の都合も確認しつつ、自分の予定を合わせていかなければなりません。
「社内で上司の承認を受ける」を考えた場合、例えば課長→部長→社長の順に承認を得なければならないとしたら、先に予定を抑えるべきは社長です。
なぜなら、こちらの組んだ仮予定の通りに課長・部長に時間を取ってもらえるとしても、社長が最後にあと1日前なら時間が取れるんだけど…という話になってくると、また課長・部長にお願いしてスケジュールを調整してもらわなければならない。
だから、最後の人から調整を始める。
ここで大事な点は、自分で仮組みしたスケジュールがその通りに進行可能かどうか関係者に・事前に確認をしておく必要があるということ。
もちろん職種にもよるとは思いますが、「相手の時間の予約」が出来るか出来ないかで、仕事が出来るかどうかが決まると言っても過言ではないのかと思います。
調整できたら、すぐに手帳へ落とし込む
調整出来た予定はどんどん手帳に書き込んでいって、目に見えるようにしておきましょう。
こうすることで相手の予定と自分の予定を連携させることが出来るわけです。
連携がうまいとは、他人のスケジュールと自分のスケジュールを確認して、一つのプロジェクトを達成する種のスケジュールが一元管理出来ているということ。
また、それを元に着実に進むことが出来ているということなんだと思います。
まとめ
仕事で手帳を使う時も基本は物事を分解する・その一つ一つに対して順番にスケジュールを組んでいくということだと思います。
もちろん分解する必要のないことでも、それをTODOとして忘れないようにメモしておくことも重要ですね。
こういう風にやらなければならないことを順番に並べていくことで、抜けもなくなり、作業も早くなります。
結果的に自分の時間が増えていくのではないでしょうか？
