こんにちは。 ゆうです。
前回に続いて手帳術超まとめのご紹介です。
前回は手帳を使ってどんな状態を目指したいのか？というお話をしました。
まだ紹介していない残りの項目は次のようなものになります。
- 予定の組み方
- 手帳作りのルール
- 様々なインプットからの落とし込み方法
- 作っておきたいリスト
- 仕事効率アップ
今日はこの中から「予定の組み方」についてご紹介していきたいと思います。
予定の組み方を考える
「目指すべき状態」が目標ならば「予定の組み方」はそれにどう向かっていくのか？という手段の部分にあたります。
具体的に言うと、
- 自分で自分を予約する
- 具体的なTODOを手帳に落とし込んでいく
- クッションの時間を持たせておく
- 決まった時期に起こることは前もって手帳に落とし込んでおく
こんなような感じです。
順番に見ていきましょう。
自分の時間を予約する・具体的なTODOを手帳に落とし込んでいく
これは前回やった自分のためだけの1時間を確保するのと似たような感じです。
この1時間は自分が好きなことをするために取る1時間ですが、今度は様々な予定や自分の目標のための時間も同じように確保していきましょう。
ここで具体的なTODO・漠然としたTODOという表現が出てきますが、「具体的なTODO」というのは、今すぐに何をすればいいか分かる内容のもの。
「漠然としたTODO」というのはすぐには何をすればいいかわからないもの・一つの行動だけでは終わりそうにないもののことです。
基本は予定が入ったらすぐに手帳に書き込む・何かを思いついたらすぐ手帳に書き込む、という2点です。
絶対にその時間に出来るかどうか分からないから書き込めないという方もいるかもしれませんが、そこまで厳格に捉えずに仮押さえをしておく感覚で十分。
とりあえずでも書き込んでおくことで、その時間を守ろうとする意識が必ず働きます。
最初に予定を書き込んだ日時にどうしても外せない用事が割り込んできたとしても、仮押さえした予定をズラすことでその予定は埋もれることがなくなっていくのです。
厳密に・厳格にやろうとするあまり、何も予定を書き込んでいけないことの方が敵だったりします。
また、何を予約するのか？も非常に重要で、手帳に書き込んでいくのは基本的に具体的なTODOである必要があります。
例えば「ジムに通いたい」という目標があったとしましょう。
その場合の自分の予約の仕方は次の通りです。
- どのジムに通うのか、近くのジムをリサーチする時間を予約
- ジムに申し込みに行く時間を予約
- 毎週◯曜日の◯時はジムの時間として予約
こんなような感じ。
とにかく、何となくジムに行きたいという段階から、どこのジムに行くのかという具体的な内容に変化させる。
とにかく、週1回ジムに行くという予定から「◯曜日の◯時にジムに行く」という具体的な予定へと進化させる。
具体的なTODOを書き込んでおくと、その時間になった時にすぐにアクションに移せます。
逆に漠然としたTODOを手帳に書いてしまうと、せっかく時間を確保しても何から始めればいいのか？と考えることからしなくてはいけなくなるので、予約した時間をうまく使えなくなってしまいます。
漠然としたTODOのまま抱えているものがあるなら、それを具体的なTODOに変えるための「考える時間」を予約するようにしてはいかがでしょう？
クッションの時間を確保しておく
「クッションの時間を確保する」というのは、急に入ってくる飛び込みの仕事などに対応できるように、最初からスケジュールに余裕を持たせておくことをいいます。
これについては仕事の場での実戦が特に有効ではないかと思います。
今日は定時で帰れそうだ、などと喜んでいる時に横から仕事が割り込んでくること、よくありますよね。
こうなると割り込んできた仕事の分だけ仕事の時間を伸ばさなくてはならず、予約した自分の時間というのが浸食されてしまう可能性があります。
こういう時のために最初から飛び込みの仕事を踏まえたタイムスケジュールにしておくというものです。
ただし、この方法はそもそもそのようなスケジュールが組める仕事なのか否かによって、使える使えないが自動的に決まってきてしまう方法でもあります。
自分である程度、仕事のスケジュールを決められる方はぜひ導入していただきたい時間ですが、どうしても自分では調整出来ず、組んでいた予定とぶつかる場合が出てくることかと思います。
その時にその予定を消すのではなくて、せめてズラすようにしましょう。
消してしまうと埋もれてしまってそのままになってしまいますが、ズラしておけばもう一度取り組む機会が生まれます。
決まった時期に起こることは、前もって手帳に落とし込んでおく
本の中では衣替えが例としてあげられていましたが、1年という単位で見た時に毎年似たような時期に起こるイベントがあります。
そういったことは最初からその時期に予定を入れて、予約しておくのがよいそうです。
ちなみに自分の場合、仕事の時間や休みが不定期なので、その時期が近くなってくる辺りに「◯◯の予定を組み込むこと」というようなメモ書きを手帳に書いて、忘れないようにしています。
こういう決まった時期に起こることというのは毎年起こる上に、そんなに数も多くありません。
スマホのリマインダー等で毎年通知されるように設定してしまうのも手だと思います。
まとめ
予定の組む時は、とにかく具体的なTODOを予定として書き込んでしまうことが重要です。
仮押さえでもいいので、まず自分の時間を予約する。
ダメだったらズラして、再予約する。
あまり厳密にやりすぎず、軽い気持ちでどんどん予定を入れていくのがコツですね。
