こんにちは。
ゆうです。
また手帳術超まとめのご紹介を続けていきたいと思います。
今日は「手帳作りのルール」について書いていきます。
前回までの記事はこちら↓
ルールを決めて見やすくしていく
手帳を使う時に例えば色分けや記入の仕方など、ある程度のルールを自分なりに決めてしまった方が見やすくなると思います。
簡単なお約束事について紹介していきます。
予定は始まる時間と終わる時間の両方を書き込むこと
基本的に予定は始まる時間と終わる時間をきっちり書き込みましょう。
これもそこからズレてはいけないということではなくて、あくまでその予定に対する時間の見積りを取るためです。
どのくらいかかるかわからない仕事が発生した場合も、だいたい何時間くらいかかりそうだと自分で予想して書き込んでおくのがいいです。
これをやっている内に、ある作業に対して自分がどのくらいでやれるのかという見積もる能力がだんだんとついてきます。
自分の今の環境だとあまり恩恵がないのでやっていませんが、移動の時間も一緒に書き込んでおくのも有効です。
出発する時間、乗る電車やバスの時間、戻りの時間等、書き込んでおくとわかりやすいですね。
結局、移動は移動時間であって自由に使える時間ではないので、移動は移動として時間を確保してしまうという考え方。
色分けにルールを作る
自分はこんなような色分けルールを敷いています。
- 青…仕事
- 緑…プライベートの予定
- 赤…目標達成の予定
- 黒…雑事
それぞれの予定がパッと見た時に何に関する予定なのかがすぐ分かることよりも、1週間分・2週間分をまとめて見た時に全体として何の予定が多いのかを見分ける目的で色分けをしています。
つまり、ある一定期間の予定は何に比重が傾いているのかを把握することが出来るわけです。
要は青（仕事）の予定ばかりで緑（プライベート）の予定が少ないとしたら、仕事ばかりでリフレッシュする時間が足りていない情況だと思います。
こういう時はあえて緑の予定を入れるようにしていきます。
同じように赤の予定が少なければ、自分が挑戦しようと思ったことに対して取り組めていないという事です。
このように色の量を見ていくと、全体のバランスが取りやすくなると思います。
予定の頭に◻を書いてチェックボックスにする
やることが出てきた時は、頭に四角をつけてチェックボックス代わりに使います。
そのタスクが終了したら、四角の中にチェックを入れていく。
先にやることを全部書きだしてあげた方が、作業の途中で「次はなんだっけ？」「これで全部でいいんだっけ？」などと迷うことがなくなります。
意外と迷っている時間というのはバカに出来ないもので、かなり時間に差が出てくる部分だと思います。
やらなきゃいけないことは全部書きだす。
それから各タスクを効率よく並べ替えて、順番にこなしていく。
こうするとムダがなくなりますし、2度手間を減らすことが出来ます。
またチェックボックスを作るのにも意味があります。
やる気というのは脳内物質の出方によるものだとも言われていますが、チェックボックスにチェックを入れる瞬間、つまりタスクを達成した瞬間にやる気を促す脳内物質がぶちゅっと分泌されるのだそうです。
1回分泌されると1時間くらいはやる気が続くらしいのですが、何となくわかりますよね。
「よっしゃー、頑張るぞー」とやる気になって、何かの予定を立てた時ってすごくいい感じじゃないですか。
そこで既に脳内物質が分泌されているので、1時間くらいいい感じ。
勢いにのってタスクをこなすとチェックを入れられるので、またそこからしばらくいい感じですよね。
一晩寝ると「昨日のやる気は一体なんだったん…？」ということもあるんですが…。
要するに自分で自分をやる気にするための仕組みをチェックボックスによって用意してあげる。
自分を自分で盛り上げる仕掛けを要ししておくのは重要なことだと思います。
その他こまかいルール
自分が採用したルールというのは上に書いた3つくらいなのですが、他にもいろいろとルールの提案は載っていたのでご紹介します。
- マンスリーページは主に「他人との約束事」を中心に書く
- ウィークリーページは「自分との約束事」を中心に書く
- 自分都合で変更した予定は二重線・相手都合で変更した予定はバツ印で消すようにする
3つ目はちょっとおもしろいですよね。
予定の変更も相手の都合ならば仕方ない、自分の都合で変更せざるを得なかった場合、その理由は何なのか？と振り返ることが出来たりします。
まとめ
ルールは決めたら決めただけ、守り続けるのが難しい側面もあります。
自分がきちんと管理したいこととそうでもないことは人によって違うと思うので、その中から自分の目的を有効にサポートしてくれるルールを選びたいですよね。
自分が使いやすいルールを敷いて、やりたいことをしっかりとやれる・やらなければならないことに抜けが発生しない、そういう風に毎日を過ごせるといいなと思います。
