目標が達成できないと嘆く方に送る2つのコツ 〜マルチタスクをシングルタスク化する〜

こんにちは。

ゆうです。

 

暑いです。

クソ暑いです。

何ですか、夏とは。

 

しかしね、妙に青空がキレイでもあったんですよ。

青空

冬の空も透き通っている感じでキレイですが、

夏の抜けるような青い空もまたいいですよね。

 

さて、今回は前回からの続きで、

頑張っても頑張ってもうまく行かないと嘆く方に送るコツの2つ目です。

マルチタスクを分解して、シングルタスクに置き換える術をご紹介したいと思います。

 

ちなみに前回までの記事、

目的と手段について考えてみた記事はこちらです。

 

 

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マルチタスクとシングルタスクの定義

まず、マルチタスク・シングルタスクとは何か?

簡単に言ってしまえば、マルチタスクとは複数の作業を並行してやること

シングルタスクとは一つの作業に集中して、それだけをこなすこと

 

既に4年ほど前の記事ですが、ライフハッカーの記事でこんなことが書かれています。

 

人間の脳はマルチタスクをするようにはできていない」という事実です。

ランチを食べながらFacebookのチャットウィンドウを5つも開き、

さらにメールまで送ろうとしても、

脳はそのすべての活動に同時に注意を向けているわけではないのです。

 

マルチタスクをする時には、脳がいくつかに分断され

研究者が「スポットライト」と呼ぶ領域ができます。

私たちの脳は、食事、メール作成、チャットでの会話といった活動を

処理する各領域を必死で切り替えているだけなのです。

https://www.lifehacker.jp/2013/08/130812multitasking_brains.htmlより引用)

 

つまり、そもそも人間の脳はマルチタスクに適していない。

パソコンで言うシングルコアのCPUみたいなものなのでしょう。

 

確かにライフハッカーが挙げる例のような、

ランチを食べながらFacebookを確認し、メールを送る…

といった並行作業には向いていないような気がします。

自分も出来た試しがないですね。

 

他にも例を挙げるなら、

テレビを見ながら本を読むなどというのは、完全にマルチタスク。

テレビだけ見るとか、本だけ読むとか

そういうのはシングルタスクだということになります。

 

テレビを見ながら本を読むのは、

めちゃくちゃ天才なら出来なくもなさそうに思えますが、

複数の人を相手に、同時に違う話をするというのは不可能です。

口は一つしかありませんからね。

当たり前ですが、能力云々の前に人である以上

同時に物事を行うにも物理的な限界が存在します

 

しかし、実際の生活では様々なことを

並行してこなしていくことを要求されるように思います。

物理的な限界もある中、それらをどうこなしていけばよいのでしょうか?

 

マルチタスクを分解して直線状に配置する

人間側がマルチタスクに向いていないなら、

作業側をシングルタスク化するしかないと思うわけです。

 

そもそも人間の体は一つで、

複数の作業をしようと思っても、

順番にやっていくしかありませんものね。

 

複数の人に対して、それぞれ別々の話をするなら、

最初はAさんに話す、次にBさん、

で、Cさんという風に順番にやるしかないんです。

 

Aさんに話している間はBさんとCさんには待っていてもらうしかないんです。

これらを踏まえて、次の例を考えてみましょう。

 

まずは作業を分解

プロジェクトA、B、Cの3つがあったとして、

これらを平行してこなさなければならない。

そんなこと、あると思います。

 

焦って頭空っぽになってしまう方は、

プロジェクトを次の図のように捉えているのではないでしょうか?

プロジェクト例

このようにプロジェクトを一固まりと捉えているのではないかと思います。

12時から16時までは3つもプロジェクトが重なってしまっているもので、

もうどうしようもないと頭を抱える状態になってしまいます。

 

プロジェクトと一言で言っても、

中身を細かく見ることも出来るのにも関わらず、です。

 

しかし、プロジェクトは分解していけます。 

以前、こちらの手帳術の記事で紹介したことがありますが、

大抵の場合プロジェクトには待ち時間というものが存在します。

 

誰々さんの承認が必要だとか、必要な資材が届くの待ちだとか。

これらは承認を得るための資料や申請書を作るとか、

物の発注をかけてしまうとか、

そういうアクションの後は一時的にやることがなくなってしまうものです。

 

この辺りにマルチタスクをうまくこなしていくヒントが

あるような気がしませんか?

 

それぞれのプロジェクトの作業を分解してみると

それぞれ3つの行程に分けることが出来たとしましょう。

A-1、A-2、A-3…C-3というように。

 

そこにそれぞれ待ち時間が発生しているとすると、

例えばこんな感じになるのではないでしょうか?

プロジェクト分割

かなりすっきりしましたよね。

少なくとも12時まではプロジェクトが重なっていません。

実際はこんなにスッキリと行かないでしょうが、

これからお話する概念はもっと込み入った予定にでも

当てはめることが出来ると思います。

 

時間軸を人間ベースに変換する

上の図はプロジェクトベースで図を描いていますが、

これを人間ベースに置き換えるとどうなるでしょうか?

個人タスク

このようになります。

プロジェクトごとに分けて描かれていたものを、

担当する人間に当てはめて描き直しました

 

こうして見ていくと、12時〜14時、15時〜16時の

計3時間のみが問題になりそうですね。

では、ここだけ更に細かく分割しましょう。

もっと個人タスク

例えばこんな感じ。

30分刻みで考えてみたら、うまく重ならなくなったという前提です。

ここまでなってしまえば、あとは簡単ですよね。

 

ほぼ見えていますが、最後に図を整えてみます。

直線配置

こうなりますよね。

 

改めて最初の図と見比べてみると、かなり差があるかと思います。

マルチシングル

複数あるプロジェクトに人間側が合わそうとすると無理が出てきますが、

プロジェクト側を人間に合わせて変化させてやることも出来るわけです。

 

これにより、複数あったタスクが直線状に配置されました。

つまり、マルチタスクが連続したシングルタスクに変わったということになります。

ここまでやれてしまえば、順番に仕事を片づけていくだけ。

 

おそらく30分刻みにしたところで、

こんなにキレイにはまらないことの方が多いとは思います。

 

しかし、人である以上限界があるので、

いくら頑張っても同時進行するのが無理なものもあるんです。

 

きちんとそれを踏まえた上でなるべく重ならなくなるところまで

分解して直線状に配置してあげる

それが回り道なようで、最短の仕事術だと思います。

 

ちなみにどう分解しても重なってしまうものが出てくる時もあるんですが、

そういう時はいさぎよく諦めましょう。

 

Aさんに話をする間、Bさんには黙って待っててもらうしかないのです。

どう頑張っても重なるものも、

優先順位をその場でつけて、1個ずつこなしていくしかありません。

 

そうなると次に考えなくてはならないのは、

マルチタスクをシングル化することではなく、

一つ一つの作業スピードを如何に上げていくのか?ということになります。

 

まとめてやれるならその方がいい

これだけ散々言っておいてナンですが、

プロジェクトごとにまとめて仕事が出来るのであれば、

その方がいいのだと思います。

つまり、このような状態の方がより望ましいということです。

 

理想形

いくらシングルタスクにしたと言っても、

コロコロ内容を切り替えながら作業するよりも、

同一の作業に集中した方が捗るのは間違いないと思います。

 

この辺りは日頃からどうタスク管理をするかも

重要になってくるポイントです。

自分の場合、タスク管理は主にyPadという

見開きで2週間が見渡せる手帳を使っています。

 

アプリを使うならTrelloというアプリが非常におすすめです。

 

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まとめ

今日は頑張ってもうまく行かない方に送る2つのコツの内、

マルチタスクを分解してシングルタスクの連続にする術を紹介しました。

 

これに関しては自分が仕事に合わせるよりも、

仕事を自分に合わせる方が圧倒的に効率上がるように思います。

 

効率が悪いままで頑張っていても大変なだけで、

ちっとも作業は進みません。

きちんと仕事や作業の中身を確認して、

効率よくなるように並べ替えることも必要だと思います。

 

復習のためにもう一度言うと、

  1. 作業を分解する
  2. 時間軸を人間ベースに変換する

この2ステップだけです。

 

ちょっと気にするだけで、簡単にマルチタスクをシングルタスクに変換できるので、

ぜひ試してみてください。

 

前回までの記事、

こちらも合わせて読んでいただくと、より効果的かと思います。

 

ぜひ、ご一読ください。

 

それでは。

昨日よりほんのちょっとステキな明日があなたに訪れますように。

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